本コラムではRPAを使った業務の自動化事例を紹介させていただきます。
一般的な業務のうち、定型作業を行うことがあると思いますが、これらはRPAによって自動化しやすい分野です。
・具体的にどのような作業が自動化できるか
・どれだけの労力（=時間）が削減できるか
これらについて、弊社製品のEzRobotを使った事例を用いて説明いたします。
RPAで行える作業とRPA導入の効果
人間がPC上で行う操作は基本的にRPAでも可能です。しかしながら、人間と違いRPAは予め決められた手順しか行えないため、複雑な判断が必要な作業をRPAで置き換える事は難しいです。逆に手順が決まった作業であれば、比較的容易にRPAで自動化することは可能です。
今回紹介いたしますのは、あるサイトから圧縮ファイルをダウンロードし、ファイルを展開、その後決まったフォーマットでファイル名を変更するという一連の作業となります。
実際に社労士事務所の業務で行われている作業です。
これには1件あたり10分ほどの作業時間がかかっており、毎日数件から数十件ほどかかります。
1件当たりの時間はそれほどではありませんが、件数が多くなるとかなりの時間（場合によっては2～3時間！）とられてしまいます。また、単純作業であることから回数が多くなれば精神的にも負担がかかります。
こういった単純な作業はRPAで自動化すると、ミスもなくなります。また、その分の労力と時間を他の仕事に振り分けられます。
機械（RPA）に出来る作業は機械で行う、則ち自動化を推し進めていくということが、一人一人の生産性を高める、ひいては企業全体の競争力を高めるといった観点から必要になると考えます。
EzRobotによる自動化事例
EzRobotを用いて実際に以下の作業を自動化しています。
- Webブラウザでホームページを開き、ZIPファイルをダウンロードする
- ダウンロードしたZIPファイルを展開する
- 展開された複数のファイルを、決められたルールでファイル名を変更する
- 保存先フォルダへ移動する
EzRobotでは基本的に人間が行う操作と同様のことを行う事ができます。
上記の一連の作業について、手作業で行う方法についてはイメージつきますでしょうか。例えば1.であれば、Chromeで所定のURLを入力し、ダウンロードするファイルのリンクをマウスでクリックするという操作になります。
以下はそれぞれの操作方法です。
2．ダウンロードしたZIPファイルを展開する
zipファイルの展開も多々方法はございますが、よくあるWindows標準の機能を利用する場合
エクスプローラー上でファイルを右クリック
→上部メニューの「圧縮フォルダーツール」を選択
→「すべて展開」を選択
→展開先のフォルダを指定（デフォルトはzipファイルと同じフォルダとなります）
3．展開された複数のファイルを、決められたルールでファイル名を変更する
展開されたファイルが上記のように管理しにくい形になってるので修正を行います。
・定型のファイル名を入力する
・フォルダ名から会社名などを抜粋して入力する
といったように、決まったルールに沿って命名します。ファイルを選択し、「F2」キー等で新しい名前に変更します。
4.保存先フォルダへ移動する
フォルダを切り取り→保存先フォルダに移動して貼り付け、といった作業を行ってファイルを移動させます。
ファイルを選択し「CTRL＋X」、移動先のフォルダを選択し「CTRL＋V」等の操作で行う事ができます。
・クライアントごとのフォルダ
・この後処理する作業のカテゴリーごとのフォルダ
など、時振り分ける条件もEzRobot上で設定するといった設定も可能です。
EzRobotでは人間が行う各操作をステップ毎に登録しておき、その一連の操作を実行する仕組みになっています。定型作業を簡単に手順書に起すということをされたことがあるかと思いますが、それと同じイメージで定型作業の手順をEzRobotに登録していきます。EzRobotは非常に分かりやすい作りになっていますので、プログラム経験のない初心者の方でも短期間で設定できるようになっています。
EzRobot上で作り上げた定型作業の手順はEzRobot画面上にある「再生」ボタンを押すことで実行されます。決められた時刻になれば、EzRobotを立ち上げ自動的に実行するという設定もできます。
このEzRobotによる自動化作業については、複数の社労士事務所で運用を実際に行っております。毎日の業務時間前にEzRobotによる定時実行を行う事で、業務前に必要な書類をダウンロードを完了するといったことが可能となっています。
まとめ
今回はWebからzipファイルをダウンロードし、ファイルを展開、さらにファイル名を変更するという作業について自動化の事例を紹介させていただきました。
今回の例でも分かるとおり、手作業で10分程度の比較的簡単で小さな作業でも、積もり積もると大きな時間・大きな労力となります。こういった小さな作業から自動化を進めて行くことでも、RPA導入の効果を十分得ることが可能です。
RPAの導入といいますと、全社で自動化作業に取り組むといった形でハードルを高く設定しがちですが、こういった身の回りの比較的簡単な作業から自動化を進めて行く進め方でも十分に効果を得る事ができます。自動化の効果を短期間で実感しやすいですし、こういった小さな自動化を繰り返すことで、結果的に作成のスキルが上がり効率よく自動化を進めることができます。
弊社ではロボットの作成に関するお問合せ、ロボット作成のサポートをすべて無料で対応させていただいております。
作成に行き詰まった際はお気軽にお問合せいただける環境となっておりますので、EzRobotによる業務自動化にチャレンジしてみてください。
最後に
RPA EzRobotは【低価格・劇的にカンタン・手厚いサポート】が特徴のRPA製品です。
「どのようにレシピを組めば良いかわからない」といった際でも、サポート（電話/チャット/メール/Web会議等）にてご相談を承っております。
また、弊社にて作成済のレシピ（シナリオ）を無料でダウンロードして微調整のみですぐに使うことが可能です。（こちらは契約者様向けサポートサイト「EzRobotユーザーサイト」からダウンロードできます。）
是非、お気軽にお問合せください。
