人材派遣・SES業界におけるRPA導入事例を、入退社、入退場、評価関連 に分けて紹介します。
１．入退社
①選考
採用管理ツールの更新や、応募者への連絡などの自動化を行います。
- 応募者登録
HPや求人媒体からの応募情報を採用管理ツールに登録 - 日程調整
空き日程を抽出し、メールを送信
「この応募者は優先的に対応する」「この属性の応募者には担当者はこの人にする」など頻繁・複雑な判断が入る場合は、自動化対象外となります
- 選考状況管理
選考結果、面接官コメントを採用管理ツールに反映
面接官ごとの採用・通過率を出し、面接官によるバラつきを抑制している事例もあります
- 内定対応
内定者一覧を基に合意書の作成
②入社対応
マスターデータを基に、各種処理を自動化します。
マスターデータは、Excel、人事ソフトなどのデータを基とします。
- 社内アカウント・メールアドレス・社内番号の発行
- PCキッティング
- 人事・給与ソフトへの登録
- 社会保険・雇用保険被保険者資格届作成
手動作業はマスターデータ作成のみとなり、以降の作業はRPAに任せます
③休職、身上異動、退職対応
入社対応に準じる処理を自動化します。
２．入退場
定型業務量が多く、本業界の自動化の本丸となる業務です。
取引先とのスムーズでミスのないやり取りが求められ、精神的負担が大きい業務という意味でも、可能な限り自動化していきたい業務となります。
①入場営業
- Webからアプローチ先リスト作成
- 営業支援システム、顧客管理システムへの登録
- スキルシート作成、スキル情報記載メール送信
②入場・勤務
- マスターデータを基に労働者派遣個別契約書、派遣通知書、就業条件明示書など各種契約書を作成
- 顧客管理システムへ契約内容の反映、更新
- シフト変更の連絡をシフト管理表へ反映
- 単金、現場情報、経験等の情報を管理表へ反映
- 待機、営業共有メール送信
③請求・給与
- 客先と自社の勤怠表の差分検知
- 勤怠データを基に請求書作成
- 交通費申請内容の適正チェック
- 交通費、諸経費の給与・会計ソフトへの取込
３．評価
- 勤怠状況を評価に反映
- 技術手当・リーダー手当など等級に応じて評価に反映
- 客先評価、社内評価を算出ロジックに基づき評価に反映
評価算出ロジックが定まっていることが自動化の前提となります
- 資格取得情報を管理表に反映（資格期限も反映）
- 保持資格の手当を給与に反映
- 算出された内容での合意書作成
