RPA導入を考えたキッカケを教えてください。
電子申請後の公文書取得作業がかなり面倒で、件数が多い日にはパートタイマーが３時間程度かけて作業していました。
RPAの導入で、このような定型的単純作業をロボットにさせて、業務効率化を図っている他事務所の例を聞いて興味がわいていました。
実際に公文書取得作業がパートタイマーの大きな負担となり、残業しなければならない日もありました。
ただ、他事務所の話を聞いていると、RPA専属担当者の存在やパソコンを触るのが大好きなスタッフの存在がRPAの定着に必要だとわかり、当時は導入を躊躇していました。
中でも「EzRobot」を選ばれた理由を教えてください。
展示会でお話しすることができ、以下の３点が決め手となって導入を決めました。
①機能を絞っているため、操作に慣れる、覚えるまでの時間が少ないと予想できた
②低価格であった
③社労士事務所の導入実績がなかった
税理士が多く使用しているRPAだったので、隣接業界の社労士でも使えるだろうと判断しました。
基本的な機能に絞っていても、単純作業なら問題なく利用できるということに安心感を覚えました。
なにより、覚えることが少ないので、スタッフの負担が減ることを予想していました。
社労士事務所の利用がなかったため、弊所をリーディングとして世の中に広めてもらうことにも価値があると感じていました。
導入はスムーズに進みましたか？ 課題点・問題点があったとしたら、どんなものだったでしょうか？ それを解決するためにどうされましたか？
・導入時は、RPAが初めてで、操作を覚えるのに少し戸惑いました。
・初めから複雑なことを目指しすぎの部分もあり、動き出しに時間がかかってしまいました。
・RPAのバージョンアップがあり、どんどん使いやすく便利になりましたが、反面、既に動いているロボットにその部分を対応させることに、少し手間がかかりました
これらを解決するには、個別チャットでの様々なサポートが力になりました。
反省点としては、完全な自動化を目指さず、一部のみの自動化から取り掛かった方がスムーズだったと思います。 現在も、当初の目標に拘らず、一部自動化で運用しています。
どんなロボットを作っていますか？ なぜそのロボットを作ったのでしょうか？
社労夢（社労士用クラウドシステム）からの公文書ダウンロード
手間がかかり時間がかかる単純作業のため作りました。
また、公文書ダウンロードをRPAで！と言う声を別事務所から聞いていたことも理由の1つです。
kintoneのデータ更新作業
日付を確認してステータスを変更する仕組みを動かすために作りました。
導入による業務削減効果、負担削減効果は？
パートタイマーがかかわる時間は、1日2時間ですので、年間で504時間ほどの削減となります。
時給900円ならば、年間45万円の換算となります。
実際には、システム担当者が構築に要する時間、エラーチェックの時間が必要になりますが、パートタイマーがかかわる時間よりも少なくなります。
要するに、所定労働時間内に多くの仕事ができるようになったことが一番の削減効果です。
その他、「ココがいい！（よかった）」という点があれば教えてください。
サポートが大変手厚いです。
また、RPAのバージョンアップにより、かなり使いやすく、便利になりました。
こんな所が不便、こんな事が出来たら便利の声も届いていると感じます。
今後どのように活用していきたいですか？
まずは事務所内でRPAの出来る事の周知と、それに興味を持って取り組んでくれる人を増やすことが必要です。
その上で、様々な業務で導入したいです。
御社にとって、今「EzRobot」はどんな存在ですか？
そこにいてくれると現場スタッフの安心感となる存在です。
